In cBoards kunt u als Organisatie admin en Teambeheerder enkele mogelijkheden van een Organisatieteam en Team bepalen. Deze mogelijkheden zijn:

1. De zichtbaarheid van een team in het adresboek

2. Het automatisch of handmatig toewijzen van teamleden wanneer het team wordt betrokken bij een nieuw board

3. Het wijzigen van de beschikbaarheidsstatus van het team, de standaard beschikbaarheidsstatus voor gebruikers en de individuele beschikbaarheid van teamleden

4. Het instellen van een automatische e-mail die naar het team e-mailadres verzonden zal worden wanneer het team wordt betrokken bij een nieuw board

In deze handleiding wordt toegelicht hoe u deze mogelijkheden wijzigt. 

Openen overzicht teams

Stap 1. Ga links onderin naar uw profielfoto of initialen en klik op 'Organisatie / teams'.

 

Stap 2. Kies het Organisatieteam of Team waarvan u de mogelijkheden wilt wijzigen.

NB. Indien u een Organisatie admin bent, dient u eerst op de button 'teams' te klikken voor een overzicht van alle Organisatieteams en Teams.

 

Status van een team

Als Organisatieteam of Team zijn er drie verschillende statussen mogelijk.

 

Mogelijkheid 1. Uw team is beschikbaar, zichtbaar in persoonlijke favorietenlijsten en het cBoards adresboek. Het team kan uitgenodigd worden om samen te werken binnen een board. Dit doet u door de switch achter 'Zichtbaar in het adresboek' naar rechts te schuiven.

 

Mogelijkheid 2. Uw team is niet beschikbaar, niet zichtbaar in persoonlijke favorietenlijsten en het cBoards adresboek. Het team kan niet uitgenodigd worden om samen te werken binnen een board. Dit doet u door de switch achter 'Zichtbaar in het adresboek' naar links te schuiven.

 

Mogelijkheid 3. Uw team is tijdelijk niet beschikbaar, maar wel zichtbaar in persoonlijke favorietenlijsten en het cBoards adresboek. Het team kan echter niet uitgenodigd worden om samen te werken binnen board. Dit doet u door de switch achter 'Zichtbaar in het adresboek' op 'Ja' te schuiven. Vervolgens dient u de switch achter 'Tijdelijk niet beschikbaar' naar rechts te schuiven. U kunt een statusbericht met de reden van de tijdelijke beschikbaarheid toevoegen en klik vervolgens op 'Bewaar'.

 

Toewijzen teamuitnodigingen

Als Organisatieteam of Team kunt u instellen of een teamuitnodiging voor een board automatisch wordt toegewezen of dat dit handmatig gedaan moet worden.

 

Mogelijkheid 1. Automatisch toevoegen van gebruikers.
Gebruikers binnen het team kunnen niet actief geselecteerd worden. Alle gebruikers binnen het team met de status 'Beschikbaar' worden automatisch toegevoegd. Als geen enkele gebruiker de status 'Beschikbaar' heeft, dan wordt het team uitgenodigd en wordt een e-mail verzonden naar het team e-mailadres. In het laatste geval dient het board toegewezen te worden aan één of meerdere gebruikers binnen het team.
Dit doet u door de switch achter 'Gebruikers uit het team dienen bij het uitnodigen handmatig geselecteerd te worden' naar links te schuiven.

 

Mogelijkheid 2. Handmatig toevoegen van gebruikers.
Eén of meerdere gebruikers met de status 'Beschikbaar' binnen het team kunnen actief geselecteerd worden. Als geen enkele gebruiker de status 'Beschikbaar' heeft, dan wordt het team uitgenodigd en wordt een e-mail verzonden naar het team e-mailadres. In het laatste geval dient het board toegewezen te worden aan één of meerdere gebruikers binnen het team.
Dit doet u door de switch achter 'Gebruikers uit het team dienen bij het uitnodigen handmatig geselecteerd te worden' naar rechts te schuiven.

 

Daarnaast is er de mogelijkheid om altijd een uitnodiging voor de betrokkenheid bij een board te versturen naar het team e-mailadres. ongeacht de status van de gebruikers in het team.
Dit doet u door de switch achter 'Stuur altijd een e-mail naar het Organisatieteam e-mailadres als het Organisatieteam betrokken wordt bij een board' naar rechts te schuiven.

Klik hier voor meer informatie over het wijzigen van de individuele beschikbaarheidsstatus van teamleden in het team.