Deze handleiding geeft een toelichting op het gebruik van beeldbellen in cBoards voor zorgprofessionals. In deze handleiding wordt het gebruik van beeldbellen op desktop/laptop toegelicht, voor het gebruik van beeldbellen via de mobiele App kunt u de procesflow raadplegen. Beeldbellen in cBoards kan op twee manieren: 1) Via de tab ‘Beeldbellen’ binnen een board en 2) Via het Videoconsult board. Beide mogelijkheden worden in deze handleiding toegelicht.

1. Tab ‘Beeldbellen’
2. Videoconsult board

De processen

Onderstaande processen geven een overzicht van de stappen voor het proces van zowel beeldbellen via de tab ‘Beeldbellen’ alsook van beeldbellen middels het Videoconsult board. Door op de afbeelding te klikken, kunt u een vergrote weergave bekijken.

1. Tab ‘Beeldbellen’

De tab ‘Beeldbellen’ gebruikt u in verschillende situaties:

• Wanneer u als zorgprofessional wilt beeldbellen met zorgprofessionals met wie u al samenwerkt in een board van een patiënt. Wanneer patiënt en/of informele zorgverlener(s) ook deelnemer zijn in het betreffende board, kunnen ook zij deelnemen aan de beeldbel-afspraak.
• Wanneer u een beeldbel-afspraak wilt met uw patiënt en/of zijn informele zorgverlener(s), met wie u al samenwerkt in een board.

NB. Elke deelnemer in het board heeft de mogelijkheid tot het starten van een beeldbel-afspraak. Patiënt en informele zorgverleners kunnen indien gewenst ook onderling een beeldbel-afspraak starten, zonder dat u zelf hieraan deelneemt.

Gereed maken board

Stap 1. Open het boards overzicht van de betreffende patiënt door op de naam van de patiënt te klikken in uw patiëntenlijst.

Stap 2. Open vervolgens het board waarin u de beeldbel-afspraak wilt laten plaatsvinden.

 

Stap 3. Zorg dat de tab ‘Beeldbellen’, indien dit nog niet het geval is, onderdeel uitmaakt van het board. Dit doet u door links bovenin op het bolletje met het witte plusje te klikken. Vervolgens vinkt u het vakje ‘Beeldbellen’ aan in de lijst en klikt u op ‘Bewaar’.

Maken beeldbel-afspraak

U kunt nu de tab ‘Beeldbellen’ openen.

Stap 4. U als zorgprofessional kunt een beeldbel-afspraak ‘inplannen’ door een datum en tijdstip te registreren. Dit doet u door in de balk bij ‘Uitnodigingsinformatie’ op het pijltje te klikken. Voer de gewenste datum en het tijdstip in en klik vervolgens op ‘Bewaar’.

De afspraak is nu zichtbaar in de balk ‘Uitnodigingsinformatie’. U kunt de afspraak wijzigen door op de gekozen datum te klikken en een andere datum en/of tijdstip in te voeren. Ook kunt u de afspraak verwijderen door op het prullenbak icoontje te klikken. Patiënt en informele zorgverleners kunnen een datum en tijdstip van een beeldbel-afspraak niet instellen, wijzigen of verwijderen.

Stap 5. Breng de gewenste deelnemers op de hoogte van de door u ingeplande beeldbel-afspraak via de chat in het board. Door het @-tekentje te gebruiken voordat u een naam intypt, kunt u aangeven voor wie het bericht bedoeld is en wie u dus wilt uitnodigen voor de beeldbel-afspraak.

Verloop beeldbel-afspraak

 

Stap 6. Alle deelnemers in het board kunnen de beeldbel-afspraak starten of deelnemen aan de beeldbel-afspraak door op de knop ‘Start gesprek’ te klikken. Dit kan op ieder gewenst moment, ook als er geen datum of tijdstip ingesteld is.

 

Stap 7. Tijdens de beeldbel-afspraak zijn er diverse mogelijkheden die u kunt gebruiken, zie bovenstaande afbeelding (v.l.n.r.):

• Scherm: met deze knop kunt u tijdens het gesprek indien gewenst uw beeldscherm delen met de andere deelnemers.
• Handje: met deze knop kunt u aangeven aan de andere deelnemers dat u wilt spreken.
• Microfoon: met deze knop kunt u uw audio in- of uitschakelen.
• Camera: met deze knop kunt u uw beeld in- of uitschakelen.
• Tegelweergave: met deze knop kunt u de vensters van de deelnemers ordenen, zodat deze overzichtelijk bij elkaar geplaatst worden.
• Instellingen: met deze knop kunt u overige instellingen bekijken en wijzigen.

NB. Het delen van uw scherm is alleen mogelijk via uw desktop en niet op uw tablet of smartphone.

Stap 8. U en/of andere deelnemers kunnen de beeldbel-afspraak verlaten door op de rode knop met het telefoon-icoontje te klikken. De beeldbel-afspraak is pas beëindigd wanneer alle deelnemers het gesprek hebben verlaten.

2. Videoconsult board

Het Videoconsult board gebruikt u wanneer u wilt beeldbellen met een patiënt, met wie u nog niet samenwerkt binnen een board. Werkt u al wel samen met een patiënt binnen een board, dan is het raadzaam de functie ‘Tab Beeldbellen’ te gebruiken.

Videoconsult board aanmaken

Stap 1. Voeg de patiënt waarmee u een videoconsult wilt plannen toe aan uw patiëntenlijst.

Stap 2. Klik de gewenste patiënt aan in uw patiëntenlijst. Maak voor hem een ‘Videoconsult board’ aan, door op de knop ‘+ Board’ te klikken en in de cBoards bibliotheek het board ‘Videoconsult’ aan te klikken. Indien gewenst, kunt u nog een extra beschrijving voor het Videoconsult invoeren.

Inplannen videoconsult

Stap 3. U komt terecht in het Videoconsult board. Kies hier een datum en tijd waarop u het consult wilt laten plaatsvinden en klik op ‘Bewaar’.

Stap 4. U kunt de uitnodiging voor het Videoconsult nu delen met uw patiënt. U kunt ervoor kiezen om alleen de uitnodigingslink te kopiëren, of een uitnodigingstekst inclusief de link. Deze kunt u vervolgens delen met uw patiënt via elk gewenst medium (bijvoorbeeld e-mail).

Verloop videoconsult

Stap 5. U kunt vanaf dit moment het videoconsult starten. De patiënt kan 30 minuten voor start van het videoconsult de Virtuele Spreekkamer in, waar hij al gebruik kan maken van de chat. Voor meer informatie over het proces voor de patiënt, zie ‘Handleiding voor patiënt’.

Stap 6. Tijdens het videoconsult zijn er diverse mogelijkheden die u kunt gebruiken, zie bovenstaande afbeelding (v.l.n.r.):

• Scherm delen: met deze knop kunt u tijdens het gesprek indien gewenst uw beeldscherm delen met de andere deelnemers.
• Hand opsteken: met deze knop kunt u aangeven aan de andere deelnemers dat u wilt spreken.
• Audio in- of uitschakelen: met deze knop kunt u uw microfoon in- of uitschakelen.
• Beeld in- of uitschakelen: met deze knop kunt u uw camera in- of uitschakelen.
• Tegelweergave: met deze knop kunt u de vensters van de deelnemers ordenen, zodat deze overzichtelijk bij elkaar geplaatst worden.
• Instellingen: met deze knop kunt u overige instellingen bekijken en wijzigen.

NB. U kunt gedurende het videoconsult gebruik blijven maken van de chatfunctie in het board. Deze ziet u rechts naast het videoconsult scherm.

Stap 7. Er zijn drie opties waarop u als zorgprofessional het videoconsult kunt beëindigen.

 1. U beëindigt het videoconsult en sluit tevens de toegang voor de patiënt. Dit kan op de volgende manieren:

• Door te klikken op het ‘stop-bord’ icoontje; in de balk waar ook de datum en tijd van het consult weergegeven staan.
• Door het board te archiveren; de knop met het ankertje, rechts bovenin uw scherm.
• Door het board te verwijderen; de knop met het prullenbakje rechts bovenin uw scherm.

2. U beëindigt het videoconsult door op het rode telefoon-icoontje te klikken.

3. U navigeert weg uit het Videoconsult board, door op de roze knop ‘Terug’ links bovenin te klikken.

NB. Bij opties 2 en 3 houdt de patiënt nog wel toegang tot het board en de chat, totdat u als zorgprofessional de toegang heeft gesloten (optie 1). Indien de afspraak een datum/tijdstip van de voorgaande dag heeft, zal deze de daarop volgende dag automatisch worden leeggehaald. Tevens zal de toegang van de patiënt tot het board automatisch gesloten worden op de dag nadat hij in het board heeft deelgenomen.