Overzicht met alle ticketsIn deze handleiding leest u over het gebruik en de mogelijkheden van het COVID-19 board. Dit board is speciaal ontwikkeld voor het COVID-19 vervroegde uitstroom project: een goede samenwerking en coördinatie van zorg rondom patiënten bij wie het COVID-19 virus is vastgesteld en die na opname in het ziekenhuis thuis gaan herstellen. Het board helpt om alle betrokkenen continu op de hoogte te houden van de situatie van de patiënt en het te volgen beleid gemakkelijk onderling af te stemmen.
Wanneer wordt dit board ingezet?
Het COVID-19 board wordt in de regio Amsterdam ingezet wanneer een patiënt met het COVID-19 virus wordt ontslagen uit het ziekenhuis, om thuis verder te herstellen. Hier worden deze patiënten begeleid door de eigen huisarts, waar nodig met de inzet van thuiszorg. Het COVID-19 board wordt gebruikt om deze samenwerking (communicatie, data-uitwisseling en monitoring) te ondersteunen. Daarnaast worden de patiënt en zijn eventuele informele zorgverlener(s) nauw betrokken. De patiënt kan namelijk zelf meetwaarden invoeren die direct inzichtelijk zijn voor alle betrokkenen.
Wie nemen er deel aan dit board?
Dit board richt zich op de samenwerking tussen het COVID Team uit het ziekenhuis, de huisarts, de Huisartsenpost Amsterdam en eventueel de thuiszorg. Daarnaast worden de patiënt en eventueel zijn informele zorgverlener(s) betrokken bij het board.
Hulp nodig?
Heeft u vragen over het gebruik van cBoards? Op de supportpagina intercom.help/caresharing zijn veel verschillende handleidingen te vinden. Daarnaast is Caresharing van maandag t/m vrijdag van 08:00 tot 17:30 te bereiken via 020 21 49 222 of klik voor live support op het chat-icoon in cBoards als u al ingelogd bent.
Deze handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Uitnodiging COVID-19 board
Wanneer er een patiënt wordt ontslagen uit het ziekenhuis, zal er een board worden aangemaakt voor deze patiënt en zult u een uitnodiging ontvangen voor de samenwerking binnen dit board.
- Als er voor uw praktijk een algemeen mailadres is ingesteld, komt er een e-mail bericht notificatie op dat adres wanneer uw praktijk is betrokken bij een nieuw board.
- Als er geen algemeen mailadres is ingesteld, worden automatisch alle huisartsen uit de praktijk betrokken bij het board. Desgewenst kunnen degenen die niet bij deze patiënt betrokken zijn, zelf uit het board stappen. Bekijk daarvoor deze handleiding.
Stap 1. Log in in cBoards.
NB. Wilt u graag meer informatie over het inloggen op uw desktop via uw mobiele apparaat of andersom? Bekijk dan één van onderstaande handleidingen of de instructievideo:
Inloggen desktop met behulp van QR-code mobiele App:
Inloggen mobiele App met behulp van QR-code desktop
Stap 2. In het overzicht van uw actieve patiënten, is de nieuwe patiënt toegevoegd.
Stap 3. Selecteer de patiënt en klik op het COVID-19 board.
2. Inhoud COVID-19 board
Het COVID-19 board bestaat uit een aantal verschillende onderdelen. De inhoud van de onderdelen die voor u van belang zijn, staan hieronder toegelicht.
Deelnemers bekijken
Rechtsboven in het board kunt u zien welke deelnemers er zijn binnen het board. Door op de profielfoto of initialen te klikken, ziet u onder andere de rol van de desbetreffende deelnemer.
Overzicht: overdracht HAP, verslaglegging, meetwaarden en belangrijke gegevens
Bovenaan dit tabblad vindt u informatie voor de overdracht naar de HAP in het weekend. Meer uitleg over de rol van de HAP is te vinden in hoofdstuk 4 van deze handleiding.
Onder ‘Verslaglegging’ kunt u de verslaglegging vinden van andere zorgprofessionals. Ook is het mogelijk om zelf een verslag toe te voegen, bijvoorbeeld wanneer u de patiënt heeft gezien of gesproken. Klik op de roze plus om een verslag toe te voegen.
Onder ‘Meetwaarden’ vindt u de meetwaarden die door de patiënt of zijn informele zorgverlener(s) zijn gemeten en geregistreerd. Een waarde staat in rood aangegeven wanneer deze lager is dan de streefwaarde.
Klik op de pijltjes om eerdere registraties van de patiënt te kunnen zien.
Per kolom kunt u zien wie de registratie heeft ingevoerd en op welke datum en tijdstip dit is gedaan. In de linker kolom staan de verschillende typen registraties Door op het kleine grafiekje te klikken, opent er een grafiek van de meetwaarden binnen dit board.
Hier kunt u (van links naar rechts):
- Meetwaarden filteren, bijvoorbeeld op wie de waarde heeft geregistreerd.
- Een grafiek zien van alle meetwaarden.
- Eventueel zelf een meetwaarde toevoegen.
- De meetwaarden in- en uitklappen.
Onder in dit tabblad vindt u belangrijke gegevens van de patiënt, die zijn geregistreerd door een medewerker van het COVID-19 Team in het ziekenhuis.
Contactgegevens
Vul hier de contactgegevens van uw huisartsenpraktijk in zodat de patiënt altijd over de juiste gegevens beschikt. Klik op het opslaan-icoontje om de gegevens op te slaan. Ook kunt u hier de contactgegevens van de eventuele informele zorgverlener(s) van de patiënt vinden. De contactgegevens van de patiënt ziet u door boven in het scherm op de naam van de patiënt te klikken.
Overdracht – Huisarts
Vul hier het algemeen beleid in van uw huisartsenpraktijk. Dit is inzichtelijk voor andere zorgprofessionals. Klik op het opslaan-icoontje om de informatie op te slaan.
Overdracht – Ziekenhuis
Hier vindt u de overdracht die vanuit het ziekenhuis heeft plaatsgevonden, zoals de medische ontslagbrief, verpleegkundige overdracht en eventuele overige correspondentie.
Bijlage(n)
Hier komen de eventuele documenten te staan die door uzelf, andere zorgprofessionals of door de patiënt zijn geüpload.
Zorgmail
Via het tabblad ‘Zorgmail’ kunt u informatie uit het board terugsturen naar het HIS.
Voor meer informatie over het terugsturen van informatie naar het HIS, verwijzen wij u naar deze handleiding.
3. Contact patiënt
U heeft dagelijks contact met uw patiënt. Dit kunt u telefonisch doen, maar ook via de chat- en beeldbel functionaliteiten in het COVID-19 board.
De metingen die de patiënt thuis zelf registreert (of met hulp van de thuiszorg) zijn voor u altijd inzichtelijk in het board van de patiënt. Op deze manier kunt u de situatie van uw patiënt goed monitoren en heeft u altijd de meest recente meetwaarden bij de hand voordat u contact opneemt met uw patiënt. Hoe u deze metingen kunt inzien, leest u hierboven (2. Inhoud COVID-19 board).
Telefonisch contact
U kunt, zoals u gewend bent, telefonisch contact opnemen met de patiënt. De contactgegevens van de patiënt kunt u vinden door op de naam van de patiënt te klikken.
Chat-functionaliteit
Wanneer u deelneemt aan een board, heeft u toegang tot de daaraan gekoppelde chat (de chat in het board). In deze chat ziet u alle communicatie die tot dan toe heeft plaatsgevonden tussen de deelnemers binnen het betreffende board. Ook ziet u in de chat in het board de logging van deelnemers met betrekking tot de uitnodiging, acceptatie, deelname, verlating en verwijdering van individuen, Teams en/of Organisatieteams.
Beeldbellen
Daarnaast is het aan te raden om met de patiënt te beeldbellen, om op deze manier de patiënt ook even kunnen te zien. Dit kunt u gemakkelijk en veilig doen in het COVID-19 board van de patiënt.
Stap 1. Ga binnen het board naar het tabblad ‘Beeldbellen’.
Stap 2. Het is mogelijk om vooraf een beeldbel-afspraak ‘in te plannen’ door een datum en tijdstip te registreren. Dit doet u door in de balk bij ‘Uitnodigingsinformatie’ op het pijltje te klikken. Voer de gewenste datum en tijdstip in en klik op ‘Bewaar’.
De afspraak is nu zichtbaar in de balk ‘Uitnodigingsinformatie’.
LET OP: de patiënt zal hier geen automatische melding van krijgen. Via de chat in het board dient u de patiënt op de hoogte stellen van de uitnodiging.
Stap 3. Alle deelnemers in het board kunnen de beeldbel-afspraak starten of deelnemen aan de beeldbel-afspraak door op de knop ‘Start gesprek’ te klikken. Dit kan op ieder gewenst moment, ook als er geen datum of tijdstip ingesteld is.
4. Overdracht HAP (weekend)
In het weekend worden de patiënten die door u zijn doorgegeven, dagelijks gecheckt door de HAP. Zij zullen contact opnemen met de patiënt(en) die door u zijn doorgegeven. De overdracht hiervan vindt plaats via Zorgmail op het adres overdrachthpa@ringamsterdam.nl. Zorg dat u dit vóór vrijdag 17:00 heeft ingevuld.
In het tabblad ‘Overzicht’ onder ‘Verslaglegging’ vindt u het verslag van de HAP.
5. Afronding
Wanneer de patiënt voldoende is hersteld, kunt u dit via het COVID-19 board doorgeven aan het COVID-19 Team in het ziekenhuis. Zij zullen vervolgens het board archiveren.
Stap 1. Open het COVID-19 board van de patiënt van wie u wilt doorgeven dat het board gesloten kan worden.
Stap 2. Typ in een chatbericht dat de patiënt volledig hersteld is en het board gesloten kan worden. Tag hierin de medewerker van het COVID-19 Team in het ziekenhuis. Dit doet u door het @-teken te typen of aan te klikken en vervolgens de naam van de medewerker te selecteren.
De medewerker van het COVID-19 Team in het ziekenhuis zal het board nu archiveren. De medische gegevens in het board worden nu afgesloten voor alle betrokkenen. Het is nog wel mogelijk om te communiceren in de chat van het board. Een gearchiveerd board kan altijd geactiveerd worden, waarna de medische gegevens weer voor alle betrokkenen zichtbaar zijn.